A continuación encontrará una serie de preguntas frecuentes junto con las respuestas relacionadas con temas de funcionalidad del sistema. Esperamos con ello absolver sus dudas o inquietudes. En caso que las preguntas frecuentes no satisfagan sus requerimientos, usted podrá ingresar a la Mesa de Ayuda o al Chat para formular sus inquietudes, haciendo clic sobre el Botón respectivo.

Así mismo, en el menú principal, usted cuenta con el botón sobre PQRyD para formular directamente al Departamento, su queja, reclamo o denuncia.


 

¿Qué debo hacer si olvide la contraseña?

Si ha olvidado su contraseña, puede hacer uso de la funcionalidad He Olvidado mi Contraseña.

El sistema le asignará una nueva contraseña, la cual le será informada en el correo electrónico que tenga registrado en su hoja de vida.

¿Qué hago si mi cuenta de correo electrónico no se encuentra vigente?

Si la cuenta de correo electrónico que tiene en su hoja de vida ya no se encuentra vigente, favor dirigirse al personal administrador del sistema en su institución (jefe de recursos humanos o jefe de contratos, o quienes hagan sus veces), y solicite el ingreso de una cuenta de correo que usted tenga vigente.

¿Qué hago si hay campos en mi hoja de vida que no puedo modificar?

Si al ingresar al SIGEP para gestionar la información de su hoja de vida, usted encuentra campos que forman parte de la formación académica y de la experiencia laboral que están disponibles solo para consulta, y usted requiere su actualización o complemento, solicite a los administradores del sistema en su institución habilitar esta posibilidad, retirando el check de verificación de los registros correspondientes.

¿Cuál es el formato y qué tamaño deben tener los documentos adjuntos que se cargan al Sistema como soporte a la información de las hojas de vida?

El formato que admite el Sistema para la foto es JPG o GIF (500 KB) y para los demás documentos es PDF (1024 KB)

¿Cuándo visualizó la información que actualice?

La información que usted actualice en el SIGEP y que forma parte del Directorio, estará visible a partir del día siguiente al que haya realizado la modificación.

¿Cómo actualizar o complementar la informacion que aparece en el directorio?

Si usted es un servidor público, empleado o contratista, y requiere actualizar o complementar la información registrada en su hoja de vida, puede hacerlo haciendo uso del usuario y contraseña asignados para gestionar su información en el Portal de Servidores o de Contratista, según corresponda.

¿De dónde es tomada la información que aparece en el directorio?

La información pública que se presenta en este Directorio acerca de los Servidores Públicos, Empleados y Contratistas, es tomada de las hojas de vida que se encuentran activas en el SIGEP.

¿Puedo hacer búsquedas detalladas?

La funcionalidad de búsqueda cuenta con la opción de filtros ubicados en la parte izquierda de la pantalla, los cuales puede utilizar para hacer más detallada la búsqueda. Estos filtros permiten buscar por institución específica, tipo de población: Servidor Público o Contratista y por ubicación geográfica del empleo.

¿Qué encuentro cuando uso el buscador de este sistema?

Los resultados de esta búsqueda incluyen todas las hojas de vida que contengan la palabra o palabras que se digitaron en el buscador. Para obtener información más precisa se aconseja hacer uso de los filtros que aparecen en el menú izquierdo.

¿Que hacer cuándo ingreso por el portal de Administración del SIGEP y no despliega el árbol de contenidos de los módulos de personas - hojas de vida y contratación?

El Error de navegación en el árbol de contenidos de los módulos de personas / hojas de vida y contratación del portal de Administración del SIGEP, se debe a que en la descarga de las actualizaciones automáticas de los Sistemas Operativos Microsoft al momento de instalar el control MSCOMCTL.OCX en Sistemas Operativos de 32 bits y 64 bits no registra correctamente el control OCX.

Para corregir el problema se debe hacer lo siguiente:

1. Anular el registro del control OCX con la siguiente sentencia desde una consola MS-DOS: 32 bits : regsvr32.exe /u C:\Windows\System32\MSCOMCTL.OCX 64 bits : regsvr32.exe /u C:\Windows\SysWOW64\MSCOMCTL.OCX

2. Registrar nuevamente el control OCX con la siguiente sentencia desde una consola MS-DOS: 32 bits : regsvr32.exe C:\Windows\System32\MSCOMCTL.OCX 64 bits : regsvr32.exe C:\Windows\SysWOW64\MSCOMCTL.OCX

Enlaces Relacionados Unspecified Automation Error" after applying MS12-060 (updated 9/17)

Las entidades territoriales, corporaciones autónomas, organismos autónomos, entes universitarios y organismos de otras ramas ¿Cuándo pueden empezar a gestionar información en el SIGEP?

El alcance inicial del Sistema son las Entidades de la Administración Pública Nacional (Rama Ejecutiva), entidades de las Ramas Judicial y Legislativa, organismos autónomos, y finalmente, las instituciones del orden territorial. Pero el despliegue del SIGEP empezará con la Rama Ejecutiva Orden Nacional. El Departamento Administrativo de la Función Pública informará oportunamente el momento en que las demás entidades irán ingresando al Sistema.

¿Cuál es el formato y qué tamaño deben tener los documentos adjuntos que se cargan al Sistema como soporte a la información de las hojas de vida?


Los documentos que se pueden ingresar al Sistema son la cédula, la foto del servidor público, documentos adicionales (de acuerdo con el listado que muestra el Sistema como el certificado judicial, la libreta militar, entre otros) y diploma de bachiller.

El formato que admite el Sistema para la foto es JPG o GIF y para los demás documentos es PDF. Cada archivo debe pesar máximo 1024 KB

Qué información del SUIP se migrará al SIGEP referente al Subsistema de Organización Institucional

La información que se migrará del SUIP al SIGEP dentro del Subsistema de Organización Institucional será la referente a las instituciones públicas, la escala salarial, la nomenclatura de empleos, la planta de personal y las normas asociadas a las modificaciones de los ítems anteriormente mencionados.

Los auditores de control interno tienen acceso a las hojas de vida, para efectos del ejercicio como evaluadores independientes

En caso de que un auditor o un grupo de auditores requieran examinar los datos de la hoja de vida de uno o varios empleados, deberán solicitar al jefe de recursos humanos o quién haga sus veces, como únicos responsables de la custodia de dicha información, la autorización para verificar bajo su presencia, la información consignada tanto en la historia laboral en físico como la registrada en el SIGEP.

¿Cómo se maneja el informe del jefe de control interno frente a la información que se gestiona en el SUIP y en el SIGEP, para las instituciones objeto de la Circular 100-006 de 2010?

Actualmente, los Jefes de Control Interno de estas instituciones, en ejercicio de sus roles de Asesoría y Acompañamiento, Evaluador Independiente y Evaluador de Riesgos, podrá revisar la información que las entidades reportan al SUIP a través del formulario dispuesto en este Sistema, ingresando con su usuario y contraseña asignados. A partir del año 2011 no se revisará información referente a hoja de vida en el SUIP, sino que deberá verificarse directamente en el SIGEP.


Para esto último, los jefes de control interno de las instituciones previamente citadas, pueden acceder a la herramienta de monitoreo, dispuesta en la página del SIGEP www.sigep.gov.co, en servicios de portal ingresando al ícono Servicio al Cliente; en la nueva ventana seleccione la opción de su interés (Monitoreo Actualización de Hoja de Vida o Monitoreo Actualización de Bienes y Rentas); encontrará una serie de criterios de consulta que le permitirán realizar monitoreo al avance en su entidad.

¿Quién reporta las hojas de vida de empleados y de los contratistas al SIGEP?

La gestión y actualización de la información de las hojas de vida es responsabilidad de cada uno de los servidores públicos, para lo cual deberán ingresar al SIGEP a través un usuario y contraseña, asignado por el Sistema y comunicado mediante correo electrónico.

El servidor ingresa al portal del Servidor Público del SIGEP con su usuario y contraseña, diligencia los campos del formato de hoja de vida, y los debe actualizar permanentemente.

La Hoja de Vida de las personas registradas en el SIGEP se creará por una única vez y aplicará para posteriores vinculaciones ya sea como contratista o como empleado e independientemente de la entidad pública en donde preste sus servicios.

El Jefe de Recursos Humanos y los Jefes de Contratos validan la información contrastando lo registrado por los servidores en el Sistema frente a los soportes físicos que aportan a su historia laboral.

¿Cuál es el formato único de hoja de vida vigente para los servidores de las instituciones objeto de la Circular 100-006 de 2010?

El formato corresponde al que se encuentra en el SIGEP, el cual se genera a partir de la información que cada servidor registra en su hoja de vida. Es importante aclarar que para los servidores públicos de las instituciones públicas, que no hacen parte de la circular 100-006 de 2010 el formato de hoja de vida sigue siendo el que se ha utilizado en los últimos años y el cual pueden encontrar en la página web del DAFP.

¿Se tienen que diligenciar las hojas de vida en el SUIP y en el SIGEP de manera simultánea?

Las hojas de vida solamente se deben gestionar y actualizar en el SIGEP para las instituciones públicas que hacen parte de la circular 100-006 de 2010. No es necesario reportar la información de hoja de vida en el SUIP.

¿Desde cuándo debo dejar de actualizar en SUIP o debo hacerlo en SUIP y SIGEP, para un doble trabajo?

Las instituciones que hacen parte de la circular 100-006 de 2010 a partir del 1 de diciembre de 2010 debieron comenzar a gestionar y actualizar todas las hojas de vida de los funcionarios en el SIGEP únicamente. Las novedades de vinculación, desvinculación y movimientos deben seguirse reportando al SUIP hasta que entre en funcionamiento el modulo de vinculación del SIGEP. A partir del momento, toda la información referente a las hojas de vida de los empleados de las instituciones se debe registrar directamente en el SIGEP.

¿Qué características debe tener la clave de acceso?

La clave que cada usuario escoja para ingresar al Sistema debe tener mínimo seis (6) caracteres que pueden ser una combinación de letras y números; el sistema no admite símbolos.

¿Qué requisitos son necesarios para la instalación del SIGEP?

El sistema de gestión de SIGEP corre en una plataforma llamada Rich Web, que se ejecuta dentro del navegador Internet Explorer. Antes de realizar la instalación debe verificar los siguientes puntos, de preferencia, con la asistencia del personal técnico de su entidad.

Requisitos del computador

Procesador Pentium IV y 1024 MB RAM Sistema operativo Windows XP SP3; Windows Vista SP2 Internet Explorer 7.0 y 8.0 en el PC cliente Para la instalación inicial de los componentes iniciales Rich Web debe tener en el PC cliente una cuenta de usuario en sistema operativo con permisos administrativos Dependiendo de las políticas de seguridad de su entidad, agregar el sitio gestion.sigep.gov.co como sitio de confianza en Internet Explorer Dependiendo de las políticas de seguridad de su entidad, permitir la ejecución de scripts VBScript, componentes ActiveX Meta4, acceso al REGEDIT y ejecutables (.exe) desde la página gestion.sigep.gov.co El bloqueador de elementos emergentes debe estar desactivado

Requisitos de comunicaciones e infraestructura

Permitir el acceso al dominio gestion.sigep.gov.co para el computador cliente Verificar en el firewall que los puertos http (80) y https (443) están abiertos para el dominio gestion.sigep.gov.co Garantizar un ancho de banda de 64kbps

IMPORTANTE: Si tiene cualquier duda con respecto a los términos utilizados en este documento o los pasos a seguir, consulte con el personal técnico de su entidad.